Timski rad je sve učestaliji i omiljeniji oblik rada. Kod rješavanja zadaća ili sukoba u koje je uključeno više ljudi timski rad pokazao se vrlo dobrim, jer u njemu svi sudionici nastoje zajedničkim snagama doći do rješenja. Kada nam postane poznata zadaća koju moramo riješiti, obično se prvo upitamo – kako da je riješimo. Potom se pitamo hoćemo li je rješavati sami, ili grupno. Ako smo odlučili rješavati je zajedno s drugima, treba odlučiti i koliko članova treba imati skupina te kakvo treba biti njihovo znanje i svojstva osobnosti. Pokušavamo učiniti sve da bismo zadaću riješili što je brže moguće, i prije svega – da bi skupina što prije dospjela do cilja.
Odluka o timskom radu ili o načinu rada ovisi prije svega o prirodi zadaće koju treba obaviti, stupnju njezine težine, o vremenu koje imamo na raspolaganju, i drugome.
Razlika između grupnog i timskog rada
Kod grupnog rada sudjeluje više ljudi, ali sam rad ne zahtijeva posebne socijalne dodire, a rješavanje naloga ne ovisi o postojanju posebnih veza među članovima, što je važno kod timskog rada. Kod jednostavnijih zadaća, kod kojih je gotovo sve poznato ili dogovoreno (tako da se čini kao da je zadaća već obavljena), individualni ili grupni rad je najprikladniji i jedini moguć, i treba ga obaviti jedan djelatnik ili više njih. Tada je ukupni rezultat zbroj individualnih rezultata (recimo, prenošenje vreća na drugo mjesto).
Timski rad je neizostavan onda, kad nam nisu poznati put dospijevanja do rješenja, broj mogućih rješenja i način rješavanja zadaće. Tada su dobrodošla različita mišljenja, koja nakon usklađivanja mogu dovesti do najboljeg rješenja. U tim slučajevima pokušavamo sastaviti skupinu ljudi sa prikladnim, ali raznovrsnim znanjima i takvim osobnim svojstvima, koja omogućuju brzo nastajanje tima.
Veličina tima
Organiziranje tima je proces traženja i uključivanja ljudi u skupinu. Posebnu pozornost moramo prije svega posvetiti veličini skupine i njezinom sastavu.
Stručnjaci su utvrdili:
- Osjećaj pripadnosti skupini opada sa rastom broja njenih članova;
- skupine sastavljene od pet članova postizale su znatno veću suglasnost kod odabira rješenja od skupina sastavljenih od dvadeset članova;
- ljudi misle da su sretniji u manjim skupinama;
- komunikacija u većim skupinama teži tome da se usmjeri na jednog čovjeka (neslužbenog vođu);
- ukupan broj ideja raste sa veličinom skupine, premda ne i srazmjerno povećanju broju članova;
- u većim skupinama svoje mišljenje mogu izraziti samo energični pojedinci, a u manjima svatko ima dovoljno prostora i širine za izražavanje svojih mišljenja;
- stvaralačke skupine, sastavljene od tri člana, brže su i jednako učinkovite kod rješavanja konkretnih problema kao i skupine sastavljene od šest članova. One su ipak brže u rješavanju apstraktnih problema.
Optimalna veličina tima je od tri do šest ili najviše sedam članova. Čini se, da se velike skupine teško organiziraju za učinkovit rad i zato imaju manje ideja. Općenito bismo mogli reći da bi tim trebao biti što manji, ali opet ne i premalen, te da bi njegovi članovi trebali biti stručnjaci za rješavanje zadaća o kojima se radi.
Oblikovanje i rast tima
Kod timskog rada, dakle, ne radi se o zbroju individualnih rješavanja zadaća, već prije o drukčijoj kakvoći rada. Timski rad obuhvaća više ili manje ljudi, koji se međusobno moraju dogovarati. Tim je u početku skupina i tek treba nastati, za što je potrebno određeno vrijeme. Članovi si trebaju neformalno razdijeliti uloge, postaviti ciljeve, izabrati način rukovođenja, oblikovati međusobnu komunikaciju, i drugo. Obično nema točno predvidivog vremena za nastajanje tima, ili se on oblikuje u vremenu predviđenom za rješavanje same zadaće. Zato je učestalo negodovanje članova timova vezano uz pomanjkanje vremena za rješavanje zadaće posve razumljivo.
Teško je razbijati timove koji su već nastali i mijenjati njegove pojedine članove. Pokusi su pokazali da ispuštanje pojedinih članova ne znači nužno i novi proces raspodjele uloga odnosno neformalne reorganizacije skupine. Ako ipak izazove sve to, ona se temelji na već ranije podijeljenim ulogama i odvija se dosta brzo. Drukčije je ako timu dodajemo nove članove, ili zamjenjujemo stare. Novi članovi uzrokuju posve neformalnu reorganizaciju tima. Nastajanje tima započinje ispočetka. Zato možemo preporučiti da se pojedini članovi radije ispuste iz tima, ako je to baš potrebno, negoli da ih se zamjenjuje drugima.
Komunikacija u timu
O tome – da je komunikacija temelj uspješnog timskog rada, slažu se brojni autori. Tim svojim članovima mora omogućiti prisnost i izražavanje prije svega svih čuvstava i osjećaja koji su vezani uz posao, i koji bi po svojoj prirodi, ukoliko bi ostali potisnuti, mogli ugroziti uspješno sudjelovanje i sam posao. Mogućnost da ljudi bez prevelikih odlaganja izraze svoje teškoće (strahove, bojazni, nespremnost, razočaranja, zamjerke) ukazuje na dobru društvenu klimu i visok stupanj kolegijalnosti, a sve su to značajni čimbenici uspješnosti.
Dobra prihvaćenost znači i mogućnost suprotnog obrađivanja konflikata i napetosti, kojima ne može izbjeći niti jedan tim. Potrebe za prihvaćanjem ne mogu se uspješno rješavati bez dobre komunikacije.
U timu je važna komunikacija. Temeljni uvjet za djelovanje tima međusobno komuniciranje svih članova. Pomoću komunikacije tim analizira probleme, donosi odluke i usklađuje rad pojedinaca u timu na putu do zajedničkog cilja. Pored toga, komunikacija omogućuje i to, da tim spozna i razriješi svoje unutarnje teškoće. Na kraju, ona omogućuje timu da dolazi u dodir s drugim timovima i tako povezuje ideje različitih timova u cjelinu. Da bi tim uz umjerenu uporabu energije mogao postići zajednički cilj, potrebna je otvorena, spontana komunikacija, koju ne smije remetiti niti različita hijerarhijska razina pojedinaca, a niti granice pojedinih organizacijskih jedinica.
Temeljna pravila za uspješno komuniciranje:
- Raditi u timu znači – zajednički misliti.
- Timski rad je najlošija prigoda za iskazivanje zamišljene premoći pojedinca.
- Izbjegavajte riječi kakve su: ne ide nam, besmisleno je, niste napravili, potpuno je pogrešno. U sugovornikovim riječima tražite pozitivne težnje i usmjeravajte ga prema unaprijed određenom cilju.
- Dobro slušajte druge, kao što i sami želite da drugi slušaju vas.
- Ispravno je svoje ideje žrtvovati u korist zajedničkog rješenja.
- Svoja pitanja i zamisli po mogućnosti uvijek utemeljeno obrazložite. Tako će ih drugi lakše prihvatiti.
- Tvrdoglavost guši svaki rad u timu.
- Ne postoji uvijek samo jedna istina, i nema uvijek samo jednog rješenja.
Navedene misli o značaju komunikacije u timu potvrđuju kako je ona temelj uspješnog timskog rada. Dakle, komunicirajmo otvoreno i podupirimo tako stvaralački i uspješan rad svakoga od pojedinaca u timu.
Izvori:
J. Bečaj (2001.): Dinamika medosebnih odnosov v timu, v Mayer in dr.: Skrivnost ustvarjalnega tima, Ljubljana: Dedalus – Center za razvoj vodilnih osebnosti in skupin.