Učinkovito vođenje sastanka

Učinkovito vođenje sastanaka
Članak je izvadak iz istoimenog priručnika Ljudmile Kafol, koja je u predgovoru napisala da je njegova svrha »praktična i jednostavna. Korisnika želi upoznati s osnovnim, općevažećim pravilima, postupcima i aktivnostima koje mora obaviti u pripremi, vođenju sastanka, a i nakon njega, želi li taj sastanak učinkovito okončati.«

DEFINICIJA
Sastanci se definiraju kao »sastajanje dviju ili više osoba sa zadaćom da porazgovaraju o zajedničkim pitanjima ili poslovima, i to sa svrhom da utvrde mjere, odrede strategiju ili donesu odluke o …«.
Osim neslužbenih sastanaka, koji su posve nestrukturirani, svaki sastanak mora imati i okvir te jasno određena pravila.

VRSTE SASTANAKA 

  1. Informativni sastanak
    Informativni sastanak se saziva zato, da bi se sudionici upoznali s odlukom koja je već prihvaćena te da bi se pribavila njihova naknadna suglasnost.
  1. Sastanak o novom prijedlogu
    Predlagatelj pokušava pridobiti ostale sudionike sastanka za svoj prijedlog, pri čemu ima zadaću – »prodati« im određenu zamisao.
  1. Savjetodavni sastanak
    Sudionici se na njega pozivaju zato, da bi raspravljali o nekom pitanju te zajednički pronašli zadovoljavajuće ili općenito rješenje. Uspjeh i učinkovitost takvog sastanka ovise o voditelju, koji svim sudionicima mora omogućiti iznošenje vlastitog mišljenja, razumno ih usmjeravati i ne dopustiti da na sastanku prevladavaju samo jedan ili dva člana.
  1. Izvidni sastanak
    Sastanak se saziva zato, da bi pozvani pomogli sazivatelju u traganju za idejama ili informacijama o nečemu. Sazivatelj i voditelj ga mora uspješno voditi i pritom biti dobar »katalizator«, kako bi sudionici doista i mogli predstaviti svoje zamisli i sugestije.

UVJETI ZA UČINKOVITI SASTANAK
Ako sastanak nije donio očekivane rezultate i usto bio neučinkovit, on je za sve sudionike predstavljao gubljenje vremena, a to je obično i skupi trošak za poduzeće. Za neuspješan i neučinkovit sastanak odgovoran je sazivatelj i voditelj sastanka. Njegova osobna pripremljenost za sastanak, zacrtavanje sastanka i vođenje su ključni čimbenici učinkovitosti nekog sastanka.

VOĐENJE SASTANKA

  1. Voditeljev autoritet mora biti neosporan. Ako ga članovi pokušaju načeti, voditelj im to ne smije dopustiti.
  2. Voditelj daje »ton« Zato mora osigurati opuštenost sudionika.
  3. Na početku sastanka voditelj ponavlja svrhu i tijek sastanka bez obzira na to, što je to bilo navedeno u pozivu dostavljenom svima.
  4. Voditelj mora osigurati da doprinosi pojedinih sudionika budu korisni, nedvosmisleni i vezani uz pitanje o kojemu se raspravlja.
  5. Raspravu mora zadržavati u okvirima teme.
  6. Korisna rasprava može se odvijati u ugodnom i opuštenom ozračju. Voditelj se mora pobrinuti za to da se ne razvijaju neraspoloženje i nestrpljivost.
  7. Sastanak mora protjecati glatko i mirno čitavo vrijeme, od teme do teme. Jedna od važnih vještina voditelja je i ta, da rasprave zna voditi tečno, logično i mirno, unutar vremena predviđenog za sastanak.

POZIV
Poziv i pravilo u vezi s njim je značajan uvjet za uspjeh sastanaka. Pravilo određuje koliko dana prije sastanka mora primatelj dobiti poziv. Iznimno je važno da se ovog pravila strogo pridržavamo.
Jedan od vrlo važnih uvjeta za uspješno vođenje sastanaka je i njihov dnevni red.

k021-str14-01-300.gifZAPISNIK
Svrha sastanka je odrediti akciju, sastaviti strategiju ili donijeti odluku. Zato zapisnik sastanka treba sadržavati samo:
– kakve akcije,
– kakva strategija,
– kakve odluke
su bile prihvaćene na sastanku.

Zapisnik sa sastanka nije izvješće o njegovom tijeku. Samo pokatkad, i to ako je izričito potrebno, u zapisnik se unose i argumenti koji su doveli do odluke. Kao vodič za pisanje zapisnika koristi se dnevni red. Svaka tema ima svoj broj. Praktično je ako se dodjeljuju kontinuirani brojevi.

PODSJETNIK ZA GLAVNA PITANJA I AKTIVNOSTI ZA UČINKOVITI SASTANAK

Prije sastanka

  1. Je li sastanak uistinu nužno potreban?
  2. Kakva je svrha sastanka?
  3. Što će biti rezultat sastanka?
  4. Koju vrstu sastanka odabrati s obzirom na njegovu svrhu?
  5. Tko će biti sudionici sastanka? (Samo oni, kojih se to neposredno tiče.)
  6. Tko će biti voditelj odnosno predsjedavatelj?
  7. Koje su vrijeme i prostor najprikladniji za sastanak? Koliko će dugo trajati?
  8. Koje podatke i materijale moraju sudionici dobiti prije sastanka? Kako će im oni biti dostavljeni?
  9. Kako i tko će bilježiti tijek sastanka? Kako i kada će biti objavljen zapisnik?
  10. Priprema pitanja za pokretanje rasprave.
  11. Međusobno upoznati sudionike sastanka.

Tijekom sastanka

  1. Otvoriti sastanak na ugodan način i tako opustiti sudionike.

Ponoviti razloge i očekivane rezultate.

  1. Predstaviti nove ili nepoznate sudionike.
  2. Podijeliti uloge pojedinim sudionicima (ako je potrebno).
  3. Iznijeti sve podatke potrebne za pametnu raspravu.
  4. Pridržavati se dnevnog reda. Ne dopustiti da upadice sa strane ili teme, koje nisu važne ili nisu na dnevnom redu pokvare sastanak.
  5. Ne treba prekoračiti dogovoreno vrijeme sastanka.
  6. Pobrinuti se za to, da svaki sudionik iznese svoje mišljenje.
  7. Na kraju svake rasprave i na kraju sastanka obuhvatiti svačiji doprinos, naglasiti kakve će aktivnosti uslijediti, odrediti voditelje skupina ili nosioce aktivnosti te rokove i način izvještavanja o odvijanju aktivnosti (ako je potrebno).

Nakon sastanka

  1. Nadzor i praćenje.
  2. Pobrinuti se za to da se prihvaćene aktivnosti i obave.
  3. Obavještavati sudionike sastanka o poduzetom, o izvedbi te o ostvarenjima vezanim uz dogovorene aktivnosti.

Izvor: Ljudmila Kafol – kratki priručnik za
učinkovito vođenje sastanaka

PODIJELI